浙江省体育基金会秘书处工作暂行规定
2016-04-26 14:05:03   来源:浙江省体育基金会

第一章  总则

第一条 为规范浙江省体育基金会(以下简称“本会”)秘书处各项工作,充分发挥其工作效能,根据《浙江省体育基金会章程》(以下简称“章程”),特制定本规定。
第二条 秘书处是本会常设工作机构,在理事会的领导下负责本会日常工作。
第三条 秘书处的工作任务是:遵守国家法律、法规和相关条例,执行理事会决议,履行章程规定的工作职责,加强团结协作,发扬创新精神,保证各项工作高效、有序地开展。

第二章  秘书处内设岗位与职能

第四条 秘书处设专职秘书长1人,副秘书长或秘书长助理2-3人,主管及工作人员若干人。以上人员可由专职、兼职或志愿者担任。依照章程规定,秘书长在理事会领导下主持秘书处全面工作。
第五条 秘书处根据工作发展需要,视情按分工负责的原则设立文秘、项目(行政)、企划(宣传)、财务等主管岗位,负责各项工作的具体开展,其职责如下:
一、文秘主管
(一)负责内部公文处理、归档和会议的记录、纪要、工作月报的编发;
(二)负责年检、评估工作;
(三)负责制度建设,并做好与法律顾问的联络工作;
(四)负责筹备理事会议;
(五)与项目(行政)主管的衔接,负责登记捐赠、受助单位和个人名库录;
(六)完成领导交办的其他工作。
二、项目(行政)主管
(一)负责项目运行的计划、合同(协议)等相关工作;
(二)负责捐赠单位和个人的关系维护和服务工作;
(三)负责实施本会资助的项目和活动;
(四)负责项目和活动的评估工作;
(五)完成领导交办的其他工作。
三、企划(宣传)主管
(一)负责整体形象设计与宣传;
(二)负责网站的建设管理和信息公布;
(三)负责项目策划与宣传推广;
(四)完成领导交办的其他工作。
四、财务主管
财务主管由本会主办会计担任,具体职责按章程及财务管理制度执行。
第六条 秘书处其他工作人员在相应主管领导下完成本职工作。

第三章  会议制度

第七条 秘书长办公会
由秘书长负责召集和主持,必要时邀请法律、财务专家、顾问参加,主要任务是:
一、传达贯彻主管部门的重要会议或文件精神,研究落实理事会交办的工作;
二、讨论须向主管部门、理事会或理事长请示报告的重要事项;
三、研究决定其他重要事项。
    秘书长办公会会议题和出席人员由秘书长确定,重要决定形成会议文件,由秘书长签发。
第八条 秘书处周例会
每周一上午召开,秘书处全体专(兼)职人员参加。主要内容是对秘书处上周工作进行回顾,通报情况,沟通部署本周工作。

第四章  请示、报告制度

第九条 秘书处人员应履行请示、报告制度,处理重要事项须事前向领导书面请示,经同意后办理;经办人员或领导出差在外的,若事项紧急可先通过网络媒介进行电子请示,经同意后办理,待后补办书面程序。领导交办的事项应及时报告办理结果
第十条 根据本会登记机关、业务主管机关和章程的规定,本会重大事项应向有关部门和领导请示报告。

第五章  文档管理制度

 本会各类文件的收发,由文秘人员统一备案登记,随时收发,随时登记。
第十一条 本会文档归档范围
一、重要会议材料,包括会议的通知、表决事项及决议、总结、领导讲话、会议简报、会议记录等;
二、相关部门发来的与本会有关的文函等材料;
三、本会各种工作计划、总结报告、请示、报表、月报及对外发出与有关单位来往的文件;
四、本会与有关单位签订的合同、协议书等材料;
五、本会重要活动的文件、剪报、影像等宣传报道资料;
六、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料;
七、其他需要归档的材料。
上述一至三款由文秘主管负责移交、备份保管;第四款由项目(行政)主管负责移交、备份保管;第五款由企划(宣传)主管负责移交、备份保管;第六款由财务主管负责移交、备份保管。
第十二条 文档整理与保管
认真执行及时归档制度。经办人员在承办的项目和活动完成后,应将文件材料及时收集归档(进行纸质、电子备份),归档的文件材料必须按年度立卷,并按要求年限妥善保管。
借阅存管的文档材料,要严格办理借阅手续,非本会人员借阅,须持相关手续,经秘书长签字同意方可查阅,调阅文档一般不得外带。
档案经管人员、会计人员的工作变动时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签名盖章。

第六章  印鉴与证书管理制度

第十三条 本会公章、印签由秘书处指定专人保管,经秘书长签字同意方可使用,并履行印章使用登记手续,以备查验。印章使用登记簿要妥善保管五年以上。
第十四条 由于保管人管理不善或不按规定使用公章,给本会造成不良影响或经济损失的,追究保管人的责任(包括法律责任)。
第十五条 本会所有证书(组织机构代码证、法人证、税务登记证、捐赠证书(铭牌)等),由秘书处指定专人妥善保管,未经秘书长同意,不得带离办公场所。
第十六条 使用证书或证书复印件,须经秘书长同意并做好登记手续。
第十七条 本会向捐赠单位颁发的捐赠证书(铭牌),必须建立台账,数量和要求须事先报秘书长审批。

第七章  人事管理制度

第十八条 秘书处可根据工作需要和相关规定确定专(兼)职工作人员:
一、招聘人员:根据相关的法律、法规和有关政策,遵循自愿、平等、协商一致的原则,招聘工作经秘书长办公会研究决定并按规定公告、公示后,签定劳动合同;
 二、借调人员:征得相关单位同意后,按程序办理借调手续;
 三、上述人员的待遇,可参照省级机关事业单位人员管理的相关规定拟定。
第十九条 工作时间
    秘书处工作时间参照省级机关事业单位相关规定执行,因特殊原因需延长工作时间或占用休息日加班者,可以按参照有关规定领取加班费或申请相当于加班时间之补休或调休。
第二十条 奖惩 
秘书处专职人员实施工作考核奖励。根据专职工作人员工作业绩和态度,全年评选20%左右优秀以及若干名称职工作人员,给予适当奖励;对于在工作出现差错,并造成不良后果的,视情减发或取消;造成损失的追究其相关责任。聘用的退休人员津补贴按照干部管理权限规定,参照省级机关行政事业单位相关规定执行。

第八章  志愿者管理制度

第二十一条 志愿者是指不计报酬,基于个人爱心、信念与责任,自愿参加并协助本会开展公益工作的社会各界人士。
第二十二条 志愿者种类划分
一、长期志愿者:根据本会日常工作需要,由主管提名,秘书处征得本人同意后可成为本会长期志愿者;
二、项目志愿者:根据项目或临时工作需要,由主管征得本人同意后可成为本会项目志愿者。
第二十三条 志愿者的权利
一、参加本会提供的相关培训;
二、获得从事志愿服务的必要条件和合法权益保障;
三、在本会招聘工作人员时可优先录用;
四、若申请本会的资助项目,同等条件下享有优先权。
五、就志愿服务工作对本会提出意见及建议;
六、相关法律、法规及规章制度赋予的其他权利。
第二十四条 志愿者的义务
一、履行志愿服务的承诺,服从管理,接受必要的培训,按照本会安排积极参加服务活动;
二、不得以本会志愿者的身份或以本会名义从事任何以营利为目的或违背社会公德的活动;
三、自觉维护本会志愿者的良好形象和本会声誉;
四、承担相关法律、法规及其他规章制度规定的其他义务。
    第二十五条 志愿者的管理
    逐步建立和完善志愿者信息库,实行分类管理、统一调配。
本会对于表现出色的志愿者,可采取以下鼓励:
一、颁发荣誉证书,并将志愿者的表现和工作成绩反馈给其所在单位或社区,在本会网站上进行宣传推介;
二、每年初对上年度工作表现优秀的志愿者给予表彰和适当的奖励;
因个人行为对本会造成严重不良影响的志愿者,本会将视情采取提醒、教育或取消其志愿者资格的措施。造成重大损失的,将追究其相关责任。

第九章  车辆使用管理制度

    二十六 车辆由秘书处指派专人统一管理,负责车辆的定期维保、驾驶和年检等工作。
二十七 禁止私用公车,日常用车须经秘书处领导同意后方可出车,并做好出车记录。
二十八 视情执行省级机关事业单位公车改革的相关规定。

第十章  信息公开与网站管理制度

二十九 信息公开
信息公开应当真实、完整、及时,公开的信息资料确保真实、准确、完整,不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏,让捐赠人和社会公众能够快捷、方便地查阅或者复制公开的信息资料。本会向社会公开的信息包括:
一、本会章程及其他重要制度;
二、决策、执行、监督机构成员信息;
三、年度工作报告;
四、经审计的财务会计报告;
五、募捐情况及捐赠者同意公开的信息;
六、项目实施情况;
七、法律、法规、规章规定的需要公开的其他信息。
本会对公开募捐周期超过六个月的,每三个月公开一次募捐情况,公开募捐活动结束后三个月内全面公开募捐情况。本会对慈善项目实施周期超过六个月的,每三个月公开一次项目实施情况,项目结束后三个月内全面公开项目实施情况和募得款物使用情况。
本会可选择报刊、广播、电视或者本会网站等能够覆盖本会活动地域的媒体进行信息公开,并在公开的信息内容中注明本会的基本情况和联系、咨询方式,接受捐赠人和社会公众的监督。
信息一经公开,不得随意修改,确需修改的,应当严格履行内部程序,在修改后重新公开,并说明理由,声明原信息作废。
在本会年度工作报告中应如实反映信息公开的情况,接受登记与业务主管机关监督检查。
三十 网站管理
本会网站用于传递信息,进行交流,不得在网上发布违反国家法律、法规和有关纪律规定的信息。 
网站信息发布必须遵循“谁审核,谁负责;谁上网,谁负责;谁维护,谁负责”的原则,实行责任制,明确信息审核、签发、发布、维护等环节的责任,保证上网信息的安全和及时更新。
本会上网信息须报秘书处领导审核,经批准后方可发布。
三十一 信息保密和使用纪律
信息发布和安全管理人员要保管好上网密码,对上网信息严格遵守有关安全保密规定,网站监督员负责对站公安专网使用及安全保密工作进行监督、检查。

第十一章  其他制度

三十二 本会文件签发制度、固定资产采购制度、公务接待管理制度、差旅费管理等制度参照省级机关行政事业单位相关规章制度,结合本会实际情况执行。
     三十三条 节能环保守则
    秘书处工作人员较长时间离开办公地点的,需根据实际情况关闭用电设备;日常办公过程中不涉及对外流转的,不作留底资料的文件打印用纸,应双面使用;文件审阅初稿可先在电子平台上流转,最终定稿后再做书面打印。    

第十二章  附则

三十四 本暂行规定由秘书处报理事会批准后执行。
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